Descubre Aprobaciones la nueva funcionalidad de Google Workspace

Si trabajas de manera colaborativa habitualmente con las herramientas de Google Workspace, seguro que la nueva funcionalidad llamada Aprobaciones (disponible en Business Standard y plus, Enterprise, Education Plus, G Suite Business y Essentials), te resultará de interés. 

Aprobaciones funciona en Documentos de Google, Hojas de Cálculo de Google y Presentaciones de Google. Para acceder a esta opción, solo tienes que ir al menú Archivo y ahí encontrarás Aprobaciones.

Esta interesante funcionalidad permite que los archivos sean revisados y aprobados por diferentes moderadores que tendrán que dar su conformidad. Aprobaciones se convierte así en un nuevo medio para trabajar de manera colaborativa obteniendo una versión final validada en última instancia por las personas responsables.

De esta manera, podremos tener plantillas que sirvan, por ejemplo, para contratos, para notas de prensa, para presentaciones corporativas… Teniendo siempre la certeza de que estamos usando un archivo válido.

Cómo funciona aprobaciones

Tendrás que abrir un Documento, Hoja de cálculo o Presentación de Google, seleccionar Archivo y hacer clic en Aprobaciones. Tras esto, se abrirá el menú lateral derecho donde tendrás que seleccionar a las personas que quieres que actúen como responsables de dar la aprobación a dicho archivo.

Además de seleccionar a las personas que tienen que dar su conformidad y aprobar el documento, podrás añadir un mensaje, una fecha de entrega, darles permisos de edición a los moderadores e incluso bloquear el archivo para que nadie pueda editar el documento hasta que se dé la aprobación.

Para que el documento quedé completamente aprobado, es necesario que todos los responsables den el visto bueno y validen el archivo. Una vez hecho, dicho documento aparecerá como Versión aprobado obteniendo así una versión final del documento según las normas que se hayan establecido de manera interna.

Como puedes observar, se trata de una funcionalidad muy interesante que puede facilitar la gestión documental y evitar confusiones a la hora de trabajar con las versiones finales de los archivos que se almacena en Google Drive.

¿Conoces Aprobaciones de #Google? Obtén una versión final validada de tus archivos de #GoogleDrive para gestionar tu día a día.

Publicado por elecapo87

Especialista en MOOC (Massive Open Online Courses) y formación online. También le doy al marketing, redes sociales y contenidos. Cuando no hago eso, veo y comento series. Y siempre estoy del lado del baloncesto femenino.

2 comentarios sobre “Descubre Aprobaciones la nueva funcionalidad de Google Workspace

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